Documentacion Mercantil

DOCUMENTACIÓN  MERCANTIL

El trabajo comercial requiere de la utilización de documentos y registros que son necesarios para verificar el correcto traspaso de la información a los libros de contabilidad, los documentos más utilizados son:

1.1. Introducción

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantilse hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. Delo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índole.

1.2. Documentos Mercantiles:

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

 Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo con la correspondencia. Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil. Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad. En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:

a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.

b. Probar un hecho desde el punto de vista legal. Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales: puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado.

 Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo

124, entre otras cosas que:

“Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban”:

a .Con documentos públicos.

b. Con documentos privados.

c. Con facturas aceptadas.

d. Con telegramas.

e. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.

Importancia de la documentación mercantil

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre de pendencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

DOCUMENTOS MERCANTILES

Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. 

Características de los documentos mercantiles 

                                                                                                       Letra de cambio:

Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero.
Sus características son: 

1.- Es una orden de pago.
2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario)
3.- Debe llevar la firma del suscriptor.
4.- Cantidad en número.

Pagaré:

Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y esta obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada.
Sus características son: 

1.- Es una promesa de pago.
2.- Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario)
3.- Debe de llevar la firma del suscriptor. 

Cheque: 

Documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero.
Sus características son: 

1.- Es un orden de pago.
2.- Posee un número que lo identifica.
3.- Cantidad en número. 

Documentos mercantiles no negociables

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.
Estos son: 

Recibo: 

Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.
Sus características son:

1.- Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.
2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.
4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
5.- Cantidad en números.
6.- Firma de quien emite el recibo. 

Factura: 

Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas.
Sus características son: 

1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.
2.- Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación.
3.- Condiciones de pago.
4.- Mencionar los descuentos si los hay
5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las mercancías.
6.- Firma del comprador.